• A közösségi gyűlés egy adott közösség tagjainak legalább 40 fős, reprezentatív csoportja, akiket véletlenszerűen, sorsolással választanak ki a jelentkezők közül, ügyelve arra, hogy a résztvevő csoport összetétele hasonló legyen a teljes közösségéhez. A gyűlés résztvevői egy előre meghatározott, őket is érintő kérdést tárgyalnak meg. Ilyen gyűlésre sor kerülhet helyi vagy országos, de akár nemzetközi szinten is. Egy-egy gyűlés legalább két hétvégén keresztül tart. A résztvevők először informálódnak a témáról, megismerik a tényeket, meghallgatják különböző szakértők és érdekcsoportok álláspontját, majd ezt követően facilitátorok segítségével, egymás véleményét is megismerve, közösen mérlegelik a különböző megoldási lehetőségeket, a gyűlés végére pedig javaslatokat fogalmaznak meg a döntéshozóknakA világon sokfelé szerveznek közösségi gyűléseket, hogy segítsék a kormányok, parlamentek és önkormányzatok munkáját.

  • Egy közösségi gyűlésen való részvétel semmilyen előzetes tudást nem igényel a témáról. Ha valaki az előzetes sorsolás után bekerül egy közösségi gyűlés tagjai közé, először beszélgetéseken vesz részt, szakértőket hallgat meg, akiknek különböző nézeteik, megoldási javaslataik vannak az adott problémára vonatkozóan, és ezekről mindenki számára érthetően beszélnek. A szervezők arra kérik a résztvevőket, hogy gondoljanak át alaposan mindent, amit a gyűlés során hallanak, és működjenek együtt a többi résztvevővel azért, hogy a legjobb javaslatokat tudják megfogalmazni a döntéshozóknak.

  • A gyűlés során a szervezők minden ötletet és ajánlást rögzítenek. (Ez természetesen név nélkül történik.) Végül egy összefoglalót, összegezést készítenek az ajánlásokról. Ezt egyrészt bemutatják a nyilvánosságnak, másrészt megkapja az adott döntéshozó testület is, amely lehetőleg nyilvánosan reagál a benne szereplő javaslatokra, illetve beépíti ezeket a közpolitikáiba, stratégiájába.

  • A szervezők az ingyenes étkezés mellett valamekkora juttatást is biztosítanak minden résztvevőnek. Ezen kívül ügyelnek rá, hogy a rendezvény helyszíne mindenki számára akadálymentesen megközelíthető legyen, és ha bármely résztvevőnek jeltolmácsra vagy más támogatásra van szüksége, mindent megtesznek, hogy azt biztosítani tudják. A gyerekvigyázás, otthonápolás költségeit is fedezik, ha valakinek erre van szüksége ahhoz, hogy jelen tudjon lenni.

  • A közösségi gyűléseken általában két vezető facilitátor felel a gyűlések módszertanilag megfelelő megszervezéséért: ők választják ki, a vezető szakértőkkel együttműködve, a gyűlésen felszólaló szakértőket és érdekcsoportokat, koordinálják az eseményt, kialakítják a gyűlés pontos programját, és ők vezetik le az egész eseményt. 

    A vezető facilitátorok függetlenek a döntéshozótól. Jól ismerik a közösségi gyűlés módszerét, szakmailag felkészültek, felkészítik és koordinálják az asztalfacilitátorokat, és biztosítják a gyűlés hatékony megvalósítását. Tartják az időkereteket, biztosítják a konstruktív párbeszéd és döntéshozás kereteit, valamint azt, hogy a részvételi folyamat minden résztvevő számára jó élmény legyen.

  • A közösségi gyűlésen képzett asztalfacilitátorok segítik a kisebb csoportokban történő munkát. Egy-egy asztalnál egy asztalfacilitátor és általában 6-8 résztvevő ül. Az asztalfacilitátorok felkészítéséért és koordinálásáért a vezető facilitátorok felelnek. 

  • A közösségi gyűlés vezető szakértői (általában ketten vannak) az adott téma elismert szakértői. Átlátják a témakört, és tudják, kik az egyes részterületek legjobb szakértői. Tisztában vannak a szakértői vélemények sokféleségének fontosságával (beleértve az övéktől eltérő véleményeket is!), képesek objektíven kezelni és értékelni a sajátjuktól eltérő véleményeket is, és jó kapcsolati hálóval rendelkeznek az adott területen. A vezető facilitátorokkal együttműködve összeállítják és koordinálják a gyűlésen felszólaló szakértőket és érdekcsoportokat, részt vesznek a gyűlések pontos programjának kialakításában, ezen kívül jelen vannak a gyűlésen, és szükség esetén segítenek megválaszolni a felmerülő szakmai kérdéseket.

  • A közösségi gyűlés tanulási fázisában részt vevő szakértők csoportja. Rövid, könnyen érthető, világos előadások vagy írásos anyagok formájában tájékoztatják a gyűlés résztvevőit a szakterületükhőz kapcsolódó ismeretekről. A szakértői csoport tagjainak felkéréséért, koordinálásáért, sokszínűségéért a gyűlés vezető szakértői felelnek, a vezető facilitátorokkal együttműködésben.

  • A közösségi gyűléseken gyakran különböző érdekcsoportok képviselői is bemutatják a témával kapcsolatos véleményüket. A vezető facilitátorok a vezető szakértőkkel együtt arra törekszenek, hogy a résztvevőknek bemutatott álláspontok minél sokszínűbbek legyenek.