• A közösségi gyűlésen az élet minden területéről érkező emberek gyűlnek össze, hogy fontos, a közösség tagjait érintő ügyekről beszéljenek. A gyűlésen a résztvevők új ismereteket szereznek a témáról, megosztják a gondolataikat egymással, végül ajánlásokat tesznek arra, hogy milyen módon kezeljük a problémát. A közösségi gyűléseket számos helyen használják a világon – többek között Lengyelországban, Írországban, Belgiumban – hogy segítsék a kormányok, parlamentek és önkormányzatok munkáját.

  • Ha valaki bekerül egy közösségi gyűlés tagjai közé, találkozni fog a közössége sok más tagjával. Beszélgetéseken fog részt venni, szakértőket és másokat fog meghallgatni, akiknek különböző nézeteik vannak arról, hogy milyen válaszokat kellene adni az adott problémára.

    Egy közösségi gyűlésen való részvétel semmilyen, a témában való előzetes jártasságot vagy tudást nem igényel. A résztvevők minden információt, amire szükségük van, könnyen érthető formában megkapnak majd a gyűléseket segítő szakértőktől. A résztvevőket a szervezők minden esetben arra kérik, hogy vegyenek fontolóra mindent, amit a gyűlés során hallanak, és dolgozzanak együtt a többi résztvevővel azért, hogy javaslatokat tudjanak megfogalmazni a döntéshozók számára.

  • A gyűlés során a szervezők rögzítenek minden ötletet és ajánlást. A rögzítés név nélkül történik. Ezt az anonim információt a szervezők arra használják, hogy egy összefoglalót készítsenek, ami összegzi a közösségi gyűlés ajánlásait. Az összefoglalót bemutatják a nyilvánosságnak, megkapja a döntéshozó, aki a benne szereplő javaslatokra nyilvánosan reagál, és lehetőség szerint beépíti a politikai stratégiájába.

  • Egy ilyen gyűlésen az étkezésen kívül a szervezők egy bizonyos összegű juttatást is biztosítanak minden résztvevőnek. Ezen kívül ügyelnek rá, hogy a rendezvény helyszíne mindenki számára akadálymentesen megközelíthető legyen, és ha bármely résztvevőnek jeltolmácsra vagy más támogatásra van szüksége, mindent megtesznek, hogy azt biztosítani tudják. A gyerekvigyázás, otthonápolás költségeit is fedezik, ha valakinek erre van szüksége ahhoz, hogy jelen tudjon lenni.

  • A vezető facilitátorok (jellemzően kettő) a közösségi gyűlés folyamatának megtervezéséért, a gyűlések módszertanilag megfelelő megszervezéséért, a gyűlésen felszólaló szakértők és érdekcsoportok vezető szakértőkkel közösen történő kiválasztásáért, koordinációjáért, a gyűlés pontos programjának szintén a vezető szakértőkkel közösen történő kialakításáért és a gyűlés napjainak levezetéséért felelnek.

    A vezető facilitátorok a folyamat döntéshozótól független, a közösségi gyűlés módszerét jól ismerő, szakmailag felkészült koordinátorai, akik a fenti feladatok ellátásán kívül felkészítik a gyűlés asztali facilitátorait, a gyűlés napjain pedig biztosítják annak hatékony megvalósulásának menetét. A vezető facilitátorok figyelembe veszik a résztvevők felmerülő igényeit, tartják az időkereteket, biztosítják a konstruktív deliberáció kereteit, és azt, hogy a részvételi folyamat egy jó élmény legyen az abban részt vevők számára.

  • A közösségi gyűlésen képzett asztali facilitátorok segítik a kis csoportokban történő deliberációs munkát, felkészítésükért és munkájuk koordinálásáért a vezető facilitátorok felelnek. Egy-egy asztalnál egy asztali facilitátor és jellemzően 6-8 résztvevő foglal helyet.

  • A közösségi gyűlés vezető szakértői (jellemzően kettő), az adott téma elismert szakértői, rálátással rendelkeznek a teljes témakörről, és tudják, kik az egyes részterületek szakértői. Tisztában vannak a szakértői vélemények sokaságának fontosságával (beleértve a sajátjuktól eltérő véleményeket is!), képesek a sajátjuktól eltérő vélemények objektív kezelésére és értékelésére, és erős kapcsolati hálóval rendelkeznek a témában.

    A vezető szakértők a vezető facilitátorokkal együttműködésben összeállítják és koordinálják a gyűlésen felszólaló szakértőket és érdekcsoportokat, részt vesznek a gyűlések pontos programjának kialakításában, ezen kívül jelen vannak a gyűlés napjain, ahol szükség esetén hozzájárulnak a gyűlés alatt felmerülő szakmai kérdések megvilágításához.

  • A közösségi gyűlés tanulási fázisában részt vevő szakértők csoportja. Rövid, könnyen érthető, világos előadások vagy írásos anyagok formájában tájékoztatják a gyűlés résztvevőit a szakterületük témához kapcsolódó ismereteiről. A diverz szakértői csoport tagjainak felkéréséért, koordinálásáért a gyűlés vezető szakértői felelnek, együttműködve a vezető facilitátorokkal.

  • A közösségi gyűlésen különböző érdekcsoportok képviselői is bemutatják a véleményüket a témával kapcsolatban szóban vagy írásban. A vezető facilitátorok a vezető szakértőkkel közösen arra törekszenek, hogy minél sokszínűbbek legyenek a megismerhető álláspontok.