A kiválasztás folyamata
A közösségi gyűlés résztvevőinek meghatározása többlépcsős, véletlenszerű kiválasztáson alapuló folyamat.
A szervezők először postán küldik ki a meghívókat az adott település vagy ország hivatalos lakcímnyilvántartásából véletlenszerűen kiválasztott öt-tízezer embernek.
Ezt online regisztráció követi: a meghívottak közül bárki jelentkezhet a közösségi gyűlésre. Az online regisztráció során néhány további adatukat is megadják, ami a résztvevők kiválasztásához szükséges.
Végül a jelentkezők közül a szervezők véletlenszerűen választják ki az előre meghatározott számú (általában 40-100) embert, aki részt vesz a közösségi gyűlésen. A szervezők a kiválasztáskor megadott paraméterekkel biztosítják, hogy a közösségi gyűlés kor, nem, iskolai végzettség, lakóhely és esetleg más jellemzők szerint is a lehető legpontosabban leképezze az adott közösséget. Velük telefonon vagy emailben veszik fel a kapcsolatot, és tájékoztatják őket minden szükséges tudnivalóról, illetve megkérdezik az étrenddel vagy egyéb körülményekkel kapcsolatos igényeket.
A CKA (Civil Kollégium Alapítvány) videója a közösségi gyűlésekről
A közösségi gyűlés folyamata
A közösségi gyűléseknek három kulcsmozzanatuk van: az ismeretszerzés, a megvitatás és a döntéshozás szakasza.
Ismeretszerzési szakasz
A közösségi gyűlés első szakasza. A téma összetettségétől és a gyűlés napjainak számától függően legalább egy, de sok esetben több napig tart. Az ismeretszerzési szakaszban a gyűlés résztvevői előadások vagy írásos anyagok formájában megismerkednek a téma megértéséhez szükséges fogalmakkal és a kapcsolódó tényanyaggal, szakértők és érdekcsoportok különböző álláspontjait ismerik meg, és ezeket csoportmunka során feldolgozzák.
A megvitatás szakasza
Az ismeretszerzési szakaszt követően a résztvevők megvitatják a felmerülő kérdéseket. Megbeszélésük hosszabb, tanácskozásnak is nevezik. Ez a megbeszélés segíti elő a közös döntéshozást. A résztvevők alaposan megismerik a többiek nézőpontját, az övéktől esetenként eltérő véleményét, és ezeket gondosan mérlegelik. Ennek során azt is jobban megértik, hogy mely pontokon van szükség kompromisszumokra a döntéshez.
Döntéshozás
Végül a résztvevők megalapozott, megfontolt döntéseket tudnak hozni az adott témában. Ötleteiket és ajánlásaikat közösen fogalmazzák meg. A facilitátorok ezeket név nélkül rögzítik, majd összefoglalót készítenek, amely összegzi a közösségi gyűlés ajánlásait, és magában foglalja a többségi és kisebbségi véleményeket is. Az összefoglalót nyilvánosságra hozzák, és megkapják a döntéshozók is; ők nyilvánosan reagálnak a közösségi gyűlésen megszületett javaslatokra.