A közösségi gyűléseken általában két vezető facilitátor felel a gyűlések módszertanilag megfelelő megszervezéséért: ők választják ki, a vezető szakértőkkel együttműködve, a gyűlésen felszólaló szakértőket és érdekcsoportokat, koordinálják az eseményt, kialakítják a gyűlés pontos programját, és ők vezetik le az egész eseményt. 

A vezető facilitátorok függetlenek a döntéshozótól. Jól ismerik a közösségi gyűlés módszerét, szakmailag felkészültek, felkészítik és koordinálják az asztalfacilitátorokat, és biztosítják a gyűlés hatékony megvalósítását. Tartják az időkereteket, biztosítják a konstruktív párbeszéd és döntéshozás kereteit, valamint azt, hogy a részvételi folyamat minden résztvevő számára jó élmény legyen.